Trámites y servicios

APLAZAMIENTOS

Es el trámite que se realiza para conservar hasta por 2 periodos seguidos la totalidad o una parte del valor cancelado por concepto de matrícula.

 ¿Por qué se realiza?

Se realiza cuando el estudiante ha pagado su matrícula y por causas ajenas al Centro de Lenguas no puede cursar la totalidad del nivel.

¿En qué momento se puede realizar?

Antes del inicio o durante las primeras 8 horas de clases para causas médicas, personales, académicas, o laborales y en caso excepcionales (caso fortuito o fuerza mayor) se podrá estudiar solicitudes en tiempos diferentes a los establecidos.

¿Cómo, dónde y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud?

Si el estudiante ya realizó el pago de su matrícula y no puede tomar el curso podrá realizar la solicitud de aplazamiento (consultar Términos y condiciones) antes del inicio de clases o durante las primeras ocho (8) horas,  ingresando al portal de PQRSFD dando clic aqui y anexando la siguiente documentación:

• Carta donde realiza la solicitud explicando detalladamente el motivo por el cual no puede tomar el curso.
• Copia del documento de identidad.
• Copia legible del soporte de pago
• Soporte que justifique el motivo por el cual hace la solicitud.

IMPORTANTE: Si un estudiante no ha pagado y por alguna razón no va a realizar la inscripción en el siguiente nivel no debe realizar ningún trámite, puede dejar de estudiar como máximo 2 periodos consecutivos, posterior a este tiempo perderá antigüedad y deberá o presentar examen de clasificación o iniciar desde el primer nivel.

¿Qué debe tener en cuenta?

• Si la solicitud se radica posterior al inicio del curso, es decir desde el primer día de clases y es aprobado el aplazamiento, tendrá un deducible de 7 SMDLV sobre el valor de la matrícula. Esto quiere decir que el saldo a favor será menor.
• Los valores de “seguro” y “sistematización” no son factibles de aplazamiento por lo tanto deberá pagarlos nuevamente cuando retome la matrícula.
• La respuesta a la solicitud se entrega dentro de los 10 a 15 días hábiles siguientes a su solicitud si se cumple en su totalidad con los requisitos. La respuesta será informada a través del correo electrónico que se relacione en la solicitud.
• Los aplazamientos tiene una vigencia de mínimo 1 y máximo 2 periodos consecutivos según la modalidad en la que se matriculó el estudiante y solo se concederá una vez por nivel.
• Una vez adelantado el trámite de aplazamiento no habrá lugar a devolución de dinero. Si el estudiante no puede retomar el curso una vez se venza el periodo de aplazamiento, podrá realizar una cesión del saldo (mayor información aquí).
• El estudiante debe comprometerse a conservar la comunicación en la que se aprueba su aplazamiento, pues la misma se constituye en el soporte del derecho adquirido para solicitar el reingreso,

CAMBIO DE HORARIO, GRUPO Y/O SEDE

¿Qué es?

Es la opción de cambiar el horario, grupo o sede al cual se inscribió inicialmente.

¿En qué momento se puede realizar?

Este trámite sólo podrá realizarse durante el proceso de matrículas o dentro de las primeras ocho (8) horas de clase según la modalidad en la cual se ha inscrito.

¿Cómo, dónde y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud?

• Si es durante el proceso de matrículas, el estudiante debe realizar la solicitud únicamente a través del correo electrónico info.centrodelenguas@pedagogica.edu.co, indicando los datos personales y del programa académico , así:

• Número de identificación (Con el cual se encuentra registrado en el sistema)
• Nombres completos
• Fecha de nacimiento
• Nivel
• Idioma
• Horario
• Soporte de descuento (Sí el estudiante tiene vinculación con la Universidad Pedagógica Nacional).

Allí se le asignará un funcionario quien se encargará de dar solución a su solicitud.

*Recuerde que los cupos son limitados y están sujetos a la oferta académica.

• Si se solicita el cambio una vez iniciadas las clases, el estudiante deberá realizar la solicitud de manera verbal ante la Coordinación Académica.

¿Qué debe tener en cuenta?

• La aprobación del cambio dependerá de la disponibilidad de cupos con los que se cuente en el momento de recibir la solicitud.
• Si es estudiante antiguo, el cambio tiene costo.
• Si es estudiante nuevo se autoriza un solo cambio sin costo. El segundo cambio dentro de su primera inscripción tiene costo.

CARTA DE ASPIRANTE

¿Qué es?

Es un documento en el que consta que el estudiante se encuentra interesado en inscribirse a uno de los programas académicos que ofrece el Centro de Lenguas o se encuentra en trámite para ello.

 ¿Por qué se realiza?

Por solicitud del interesado para trámites personales.

¿En qué momento se puede realizar?

Este trámite se puede solicitar como máximo 5 días hábiles antes del inicio de matrículas.

¿Cómo, dónde y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud?

El aspirante debe realizar la solicitud de forma presencial en la recepción del Centro de Lenguas (Calle 79 N° 16-32), de lunes a viernes en el horario de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. jornada continua.*

*Durante las fechas de matrículas el horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 a 5:00 p.m.

¿Qué debe tener en cuenta?

• La expedición de la carta no tiene ningún costo.
• Aspirantes extranjeros, deben presentar el documento que les autoriza la permanencia en el país por estudio.

CESIÓN DE MATRICULA

En caso que el estudiante quiera ceder a otra persona el valor de su matrícula o el valor que tenga de un aplazamiento realizado, deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Este trámite sólo podrá realizarse durante el proceso de matrícula (del 10 al 18 de abril de 2023) o los dos (2) primeros días de clase:

• Cursos  intensivos: 24 de abril de 2023.
• Cursos semi-intensivos: 25 de abril de 2023.

b) Para efectos de legalidad, transparencia y garantía en el trámite, se deberá presentar en el tiempo indicado, documento por escrito al correo info.centrodelenguas@pedagogica.edu.co que contenga nombres completos, identificación y valor con las firmas del cedente (persona que cede el valor) y cesionario (persona que toma ese valor para realizar estudios en el Centro de Lenguas), adjuntar copias de ambos documentos de identidad. En el caso en que el cesionario sea un estudiante nuevo, se deberán adjuntar adicionalmente, los documentos de matrícula exigidos.

c) Estudiantes que hayan realizado un aplazamiento y que por diferentes motivos no hagan uso de éste, podrán ceder el valor a un tercero. Para ello deberán adjuntar los documentos antes mencionados y la carta original de respuesta emitida por el Centro de Lenguas en la que se aprobó el aplazamiento.

NOTA: Si la cesión es de o para un menor de edad la carta debe ser firmada por el padre, madre y/o tutor legal del menor.

IMPORTANTE: Atendiendo lo dispuesto en el artículo 26 del Manual de Convivencia, se destaca que los valores cedidos sea por matrícula o por saldos de aplazamiento, no serán objeto de devolución de dinero y los estudiantes que ingresen bajo la modalidad de cesión proveniente de un saldo de aplazamiento, solo podrán hacer efectivo el valor de su matrícula dentro de la misma vigencia en la que se realizó la cesión. El trámite de devolución de dinero solo aplicará sobre los valores faltantes de matrícula.

CONSULTA DE NOTAS

¿Qué es?

Es el medio por el cual el estudiante puede revisar su avance académico y las notas obtenidas durante cada nivel en curso.

 ¿Por qué se realiza?

Para información del estudiante y verificación de las notas obtenidas.

¿En qué momento se puede realizar?

Posterior al primer corte académico y dentro de las fechas que cada profesor indique.

¿Cómo y dónde puede consultar sus notas?

A través del link http://upnapps.pedagogica.edu.co:8090/CLenguas_JSP/, ingresando número de documento de identidad del estudiante y la información de verificación que pida el sistema.

¿Qué debe tener en cuenta?

• El estudiante que no esté de acuerdo con las notas registradas, puede solicitar modificaciones máximo los primeros diez días hábiles siguientes a la finalización del curso. Después de esa fecha no procederá reclamación.

CORRECCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS PERSONALES

¿Qué es?

Es la modificación de los datos personales que cada estudiante tiene en el aplicativo de matrículas.

 ¿Por qué se realiza?

Se realiza cuando se evidencia un error o cuando algún dato del estudiante ha cambiado y requiere una actualización de la información.

¿En qué momento se puede realizar?

Se debe solicitar únicamente durante el nivel que se esté cursando. Una vez finalicen las clases o estando dentro del proceso de matrículas, no se realizan cambios por lo que las solicitudes recibidas en dichas fechas se enviarán a la dependencia encargada y la inscripción se deberá realizar con los datos que se encuentren registrados en ese momento.

¿Cómo, dónde y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud? “¿Cómo y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud?

La solicitud se debe hacer a través del correo electrónico centrodelenguas@pedagogica.edu.co  relacionando nombre, tipo y número de documento e indicando la corrección o edición requerida y el motivo de la misma.

¿Qué debe tener en cuenta?

• Para cambio de número de documento o nombres, se debe adjuntar copia legible del documento de identidad.

De ser posible, Informar el plazo aproximado para el cambio.

SOLICITUD DE DEVOLUCIONES:

Si el estudiante ya realizó el pago de su matrícula y no puede tomar el curso podrá solicitar la devolución del dinero ÚNICAMENTE antes del inicio de clases a través del correo archivogeneralupn@pedagogica.edu.co, anexando la siguiente documentación:

IMPORTANTE: Al momento de remitir su solicitud al correo electrónico se debe adjuntar un solo archivo en formato PDF el cual deberá contener la solicitud (en el formato correspondiente ) y sus respectivos anexos, organizados de tal forma que al abrir el documento quede en primer lugar el formato de solicitud y posteriormente los anexos.

• Formato de devolución debidamente diligenciado y firmado, sin enmendaduras ni tachones.
• Copia del documento de identidad del estudiante o acudiente en caso de menores
• Copia soporte de pago.
• En caso que el estudiante sea menor de edad, el padre de familia o acudiente deberá anexar copia del RUT actualizado para efectos de su creación en el sistema y documento donde se evidencie el parentesco con el estudiante (registro civil).

PAGOS ANTICIPADOS

¿Qué es?

Es una opción de pago, en donde una persona natural o jurídica puede realizar un pago  de valor superior al del costo del nivel y de esta manera acceder al programa de formación en el idioma seleccionado.

¿Por qué se realiza?

• Se realiza cuando el estudiante manifiesta su intención de pagar de forma anticipada más de un nivel.
• En caso que una persona jurídica otorgue un recurso, ya sea como beneficio o como financiamiento, para cubrir el valor de la matrícula.

¿En qué momento se puede realizar la solicitud?

• Se realiza antes y durante el proceso de inscripciones.

¿Cómo, dónde y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud? 

• Enviar la solicitud al correo accorream@upn.edu.co, indicando en todo caso si el pago anticipado es realizado por un tercero (persona jurídica o persona natural), valor del giro, el tipo de beneficio con el que ha sido favorecido, la documentación que requiera para el trámite ante la entidad externa y demás solicitudes que tenga.
• El Centro de Lenguas debe estudiar la solicitud y verificar si esta es procedente. Realizado esto, se da respuesta al usuario vía correo electrónico, con información de las condiciones que aplican para este trámite en específico.
• Una vez realizado el pago, el beneficiario debe enviar el soporte de la transacción al mismo correo donde realizó la solicitud.
• El beneficiario debe estar atento a las fechas de matrícula, realizar el proceso de inscripción de manera autónoma y enviar el recibo junto con la respuesta emitida por el Centro de Lenguas para que la Coordinación Administrativa inicie el trámite ante la Subdirección Financiera – Tesorería.
• Cuando el pago del beneficio sea superior al costo del nivel a cursar, el estudiante o su acudiente debe presentarse en cada proceso de matrículas a realizar el proceso de inscripción y legalización, hasta agotar el valor girado.

¿Qué debe tener en cuenta?

• El proceso de inscripción se debe realizar inmediatamente inicia el proceso de matrículas, pues el pago anticipado no asegura el cupo en el nivel.
• En caso que el pago anticipado provenga de un beneficio no habrá lugar a devolución de dinero, pues se debe atender la finalidad del mismo que es la formación en un programa académico.

SOLICITUD DE CARNET

¿Qué es?

Es el documento que lo identifica como estudiante activo del Centro de Lenguas.

 ¿Por qué se realiza?

El documento debe ser presentado por todos los estudiantes sin excepción al ingreso de las instalaciones donde toma el curso.

¿En qué momento se puede realizar?

• Los estudiantes nuevos deben realizar el proceso al legalizar su matrícula cuando presentan todos los documentos requeridos.
• Los estudiantes antiguos a quienes no se les haya entregado carnet lo pueden solicitar una vez inicien las clases.

¿Qué debe tener en cuenta?

Si dentro del mismo nivel o ciclo académico se solicita más de una vez el carnet, este tendrá un costo, para realizar la solicitud, se debe haber efectuado previamente el pago correspondiente, generando el recibo a través del link https://pagos.pedagogica.edu.co/pagosUPN/  seleccionando la opción Duplicado de Carné por un valor de $9.500. El pago se puede realizar de manera virtual por DaviPlata, por PSE o en oficinas del Banco Davivienda.

¿Cómo, dónde y qué requisitos se deben cumplir para hacer la solicitud?

Una vez realizado el pago, debe enviar la solicitud a través del correo lmrodriguezc@pedagogica.edu.co anexando el soporte de la transacción y una foto tipo documento tamaño 3×4 legible con los siguientes datos:

• Nombres completos
• Número de documento

IMPORTANTE: Las solicitudes de constancia que se radiquen a partir del 20 de junio de 2023 se emitirán únicamente con la información de cursos aprobados. Asimismo, informamos que para las constancias de matricula vigente, se emitirán nuevamente a partir del inicio de clases (lunes 31 de julio de 2023).

• SOLICITUD DE CONSTANCIAS DE ESTUDIO:

Para realizar la solicitud, se debe haber realizado previamente el pago correspondiente, generando el recibo a través del link https://pagos.pedagogica.edu.co/pagosUPN/  por un valor de $22.100. El pago se puede realizar de manera virtual por DaviPlata, por PSE o en oficinas del Banco Davivienda.

Una vez realizado el pago, debe enviar la solicitud a través del correo lmrodriguezc@pedagogica.edu.co anexando el soporte de la transacción y el Formato de solicitud de constancia legible y debidamente diligenciado de acuerdo con lo que requiere.

• SOLICITUD DE CONSTANCIAS DE ESCOLARIDAD:

Para la solicitud de diligenciamiento de constancia de escolaridad para cajas de compensación familiar, el trámite no tiene costo y el estudiante deberá enviar el formato correspondiente que dispone cada una de las entidades, debidamente diligenciado y en formato PDF al correo al correo lmrodriguezc@pedagogica.edu.co

NOTA: En el caso de que la caja de compensación no disponga del formato respectivo para la constancia de escolaridad se deberá realizar el pago de la solicitud de una constancia de estudio.

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IMPORTANTE: Todas las constancias se entregan a vuelta de correo dentro de los 5 días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud.